Conservation et classement de nos documents officiels et de nos factures

A-Combien de temps doit-on conserver nos documents officiels et factures?

Factures d’électricité, relevés bancaires, avis de cotisations des impôts… Évidemment, cela dépend du type de document dont on parle. L’Office de la Protection du Consommateur a mis en ligne une liste de tous les documents que l’on vous recommande de conserver, afin d’éviter des problèmes inutiles. Pour connaître ces documents, lisez la suite de cet article… 

Aide-mémoire de l’Office de la Protection du Consommateur:

À conserver UN AN :

  • Factures de cellulaire, de téléphone, d’accès Internet, de télévision par câble ou satellite
  • Factures d’électricité, de mazout ou de gaz
  • Relevés de cartes de crédit
  • Livrets ou relevés de comptes bancaires
  • Reçus de contraventions
  • Factures d’honoraires professionnels (avocat, notaire, comptable agréé, etc…)

À conserver TROIS ANS :

  • Reçus de taxes municipales, scolaires et d’eau pour une propriété unifamiliale
  • Quittance d’un prêt auto ou personnel
  • À conserver SEPT ANS :
  • Factures de soins de santé, si les dépenses sont déductibles du revenu
  • Déclarations de revenus avec toutes les pièces justificatives
  • Contrat de vente d’un terrain ou d’une maison et tous les documents s’y rattachant
  • Relevés d’indemnités pour cause de maladie ou d’accidents (à conserver pour usage fiscal afin de démontrer qu’il ne s’agit pas de revenus imposables)
  • Quittance d’un prêt hypothécaire
  • Reçus de taxes municipales, scolaires et d’eau pour un immeuble à revenus (duplex ou multiplex) (à conserver pour usage fiscal)

À conserver SEPT ANS : 

  • Factures de soins de santé, si les dépenses sont déductibles du revenu
  • Déclarations de revenus avec toutes les pièces justificatives
  • Contrat de vente d’un terrain ou d’une maison et tous les documents s’y rattachant
  • Relevés d’indemnités pour cause de maladie ou d’accidents (à conserver pour usage fiscal afin de démontrer qu’il ne s’agit pas de revenus imposables)
  • Quittance d’un prêt hypothécaire
  • Reçus de taxes municipales, scolaires et d’eau pour un immeuble à revenus (duplex ou multiplex) (à conserver pour usage fiscal)

À conserver pendant toute la DURÉE DE LA POSSESSION : 

  • Factures de réparation d’appareils électroménagers, jusqu’à l’expiration des garanties sur la main-d’oeuvre et les pièces
  • Factures de réparation d’automobile
  • Bail, conserver l’avis de modification remis par le propriétaire lors du renouvellement puisqu’il tient lieu de bail
  • Reçus de loyer, si vous payez comptant à conserver aussi longtemps que vous habitez au même endroit. Si vous payez par chèque aucun problème puisqu’il est possible d’obtenir une copie de votre chèque par votre banque
  • Contrat d’achat d’un terrain ou d’une maison
  • Titres de propriété, certificat d’arpentage ou de localisation
  • Contrat de rénovation, en cas de vente elles attesteront que des travaux ont été exécutés
  • Garantie de travaux de rénovation, à conserver les garanties écrites tant qu’elles sont en vigueur
  • Factures d’appareils électriques ou audio, d’électroménagers et autres bien coûteux (essentiel pour faire appliquer les garanties et aussi comme preuve d’achat pour les assureurs en cas de perte ou de dommages)
  • Contrat d’achat d’un véhicule ou d’une motocyclette
  • Certificat de dépôt à terme, de REER, de placement ou d’obligations d’épargne, à conserver tant qu’ils ne seront pas échangés
  • Certificat de décès d’un proche à conserver au moins un an après la fin du règlement de la succession
  • Reçus de services (femme de ménage, laveur de vitre, déneigeurs, etc… (important de les garder s’ils vous donnent droit au crédit d’impôt pour le maintien à domicile)
  • Polices d’assurance vie, assurance contre incendie, vol et responsabilité civile ou assurance médicaments à conserver aussi longtemps que les polices sont valides

À conserver À VIE : 

  • Cartes d’hôpitaux
  • Carnet de santé
  • Certificat de naissance
  • Diplômes et certificats d’études
  • Contrat de mariage, d’union civile ou d’union de fait
  • Jugement de séparation ou de divorce
  • Testament et acte de donation de biens

Source de cette liste : SITE DE L’OPC (www.opc.gouv.qc.ca)

B–  Comment classer efficacement ses documents et factures?

Courrier, factures, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à traiter et à conserver.

Comment les classer et traiter de manière rapide et efficace ? Comment les conserver pour les besoins futurs ? Comment s’assurer que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici de bonnes pratiques à adopter pour ne plus perdre de temps mais les gérer efficacement !

Maintenant que vous connaissez la durée de vie des papiers à conserver, allons-y pour le rangement !

  1. Prenez du temps pour ranger

Vous avez décidé de mettre de l’ordre dans vos papiers ? Et pour bien commencer, prenez le temps de vous y préparer.
Le premier classement sera le plus long et le plus fastidieux. Courage ! Une fois ce premier classement terminé, les autres seront des parties de plaisir.

*Petit conseil : Pour vous motiver au rangement, préparez-vous un bon thé, mettez un peu de musique et surtout occupez-vous de vos papiers lorsque les enfants ne sont pas là.

  1. Rangez vos papiers en attente de classement

Comme 90% des gens, vous ouvrez sûrement votre courrier à un moment où vous n’avez pas le temps ou l’envie de le classer. Mais bien entendu vous êtes curieux et donc vous en regardez le contenu.

À partir de ce moment là, il y a 2 écoles :

Þ La mauvaise école : 
Vous reposez le courrier sur un coin de table en vous disant que vous vous en

occuperez plus tard. Dans ce cas, vous perdez un temps précieux car il vous faudra rouvrir chaque courrier pour savoir quoi en faire.

Þ La bonne école :  
Elle consiste à faire un pré-classement. En effet, lorsque vous parcourez un courrier, vous en tirez 2

informations cruciales et 2 actions :

  • Est-ce important ? Oui, donc je garde. Non, donc je jette.
  • Dois-je agir ? Oui, je dois faire une action (par exemple payer une facture). Non, je n’ai rien à faire (par exemple facture en prélèvement automatique).

À ce niveau, la recommandation est donc d’avoir un organiseur de bureau à 2 tiroirs :

  • Celui du haut servira à ranger les documents pour lesquels vous devez agir
  • Celui du bas pour ceux que vous devez simplement classer.

Vous aurez ainsi un premier tri. Vos actions suivantes seront simplifiées et vous gagnerez du temps.

  1. Ne conservez que le strict minimum

 Le meilleur moyen de ranger est de ne garder que le strict minimum.
À la lecture du courrier, demandez-vous si sa conservation est nécessaire (Voir ‘Aide-mémoire de l’OPC`).  Si oui, classez-le, si non, jetez-le immédiatement à la poubelle.

À l’heure de l’internet et du dématérialisé, posez-vous aussi la question du format de vos factures. La plupart des compagnies proposent aujourd’hui une version électronique des factures. Elles ont les mêmes valeurs légales, sont conservées sur votre compte client… une vraie simplification et une mise à disposition permanente. Pour recevoir vos factures par courriel, il vous suffit, dans la plupart des cas, de vous inscrire sur le site internet de la société.

  1. Optez pour le classement électronique

Pour gagner de la place dans vos placards et dans votre bureau, optez pour le classement électronique. Vous n’avez qu’à enregistrer vos données dans votre ordinateur.

OU

Avoir un classement électronique par un système de conservation de vos données personnelles (photos, factures, preuves d’achat…) sur un format numérique sur un disque dur extérieur et accessible par internet.
Cette solution est très sécurisante. En effet, un incendie, un cambriolage ou d’autres circonstances peuvent-vous faire perdre tous vos précieux documents. Il est donc plus prudent de garder vos papiers importants dans 2 endroits différents : votre ordinateur et un site externe.

Plusieurs sites sont disponibles pour le classement électronique. Ces sites donnent accès à vos documents partout où vous avez une connexion internet. Enfin, ils vous permettront de partager vos documents avec vos proches en leur transmettant un accès sécurisé.

  1. Les éléments disponibles pour le classement 

  • Installez sur une étagère (ou sous une étagère), les range-magazines. C’est une bonne solution pour le classement des documents courants : le rangement est facile et on accède aux documents facilement si besoin. Dotés d’un porte-étiquette, vous pourrez identifier rapidement leur contenu.
  • Les pochettes sont aussi bien pratiques pour séparer les différents thèmes. Nous vous conseillons d’utiliser des chemises de couleur différentes par sujet. Pochette EDF, pochette Eau, pochette Impôts, etc vous permettront de voir tout de suite clair dans votre rangement.
  • Si vous avez des sujets volumineux (ex construction de maison), optez pour des chemises à soufflet ou des boites avec intercalaires. Elles vous permettront de ranger plus de papiers.
  • Si vous souhaitez consulter vos documents facilement, préférez les classeurs à anneaux. Installez à l’intérieur plusieurs intercalaires qui vous permettront de classer vos papiers.
  • Optez pour un classeur par grand thème. Par exemple, un classeur regroupera les factures tandis qu’un autre prendra en charge les relevés de compte…
  1. Chaque année, archivez vos documents

Boite de classement de 8 dossiers suspendus?

Lorsqu’une nouvelle année commence, classez vos papiers de l’année précédente. À cette fin, utilisez des boites de classement et notamment les boites avec dossiers suspendus.  Ajoutez une étiquette avec l’année pour vous y retrouver. Continuez à utiliser une couleur par thème (factures, finance, logement, assurance…). Une fois, vos boites de classement installées, réservez-leur une étagère dans le bureau.

  1. Beaucoup de dossier ? Optez pour un meuble dédié ! 

Si vous suivez de nombreuses affaires ou que vous occupiez des papiers de toute votre famille, optez pour un meuble de classement. Ces meubles à tiroirs sont dotés de dossiers suspendus bien pratiques pour gérer facilement chaque thème. Ils représentent certes un investissement de départ, mais un vrai confort d’utilisation au quotidien et l’un des meilleurs classements.

  1. Quelques astuces de classement 

Afin de retrouver facilement vos papiers, nous vous conseillons d’inscrire sur chaque dossier ou classeur son contenu. Pour gagner encore plus de temps, choisissez une couleur par grand thème et classez vos documents par ordre chronologique. Enfin, installez sur votre bureau un sommaire indiquant la couleur correspondant au thème. Un pense-bête qui sera bien pratique !

Ces différentes méthodes vous permettront de remettre facilement la main sur ce que vous cherchez.

Voici un exemple de classement que vous pouvez utiliser :

(Cette liste n’est pas exhaustive mais elle sera un bon début pour commencer votre classement).

 Þ  Assurances 

  • Contrat d’habitation
  • Contrat de la voiture
  • Assurance vie
  • Assurance décès
  • Certificat d’authenticité
  • Estimation d’experts
  • Sinistres

Þ  Factures 

  • Travaux
  • Bien
  • Prestations de service

Þ  Finance 

  • Relevés de compte
  • Prêts
  • Virements
  • Impôt

Þ  Famille 

  • Papiers d’identité
  • Contrats et actes de mariage
  • Scolarité
  • Loisirs

Þ  Santé 

  • Ordonnances
  • Carnets de santé
  • Examens médicaux

Þ  Logement 

  • Contrat de bail
  • Lettres propriétaire-locataire
  • États des lieux
  • Quittance de loyer

Þ  Professionnel

  • Contrat de travail
  • Fiches de paie
  • Retraite
  1. Maintenant, il est grand temps de s’y mettre !

Après tous ces conseils, vous n’avez plus d’excuse pour ne pas commencer votre rangement.
SOURCE de la partie ‘B’ de mon article : THISGA.blog Rangement & Organisation de la maison (site Français)

-Nicole Marquis-

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